• Документооборот и Бизнес-процессы
• Документооборот
• Бизнес-процессы
• Типовые бизнес-процессы
• Создание бизнес-процессов
• Исполнение бизнес-процесса

Документооборот и Бизнес-процессы

В состав "1С-Битрикс: Корпоративный портал" разных редакций входят два модуля, обеспечивающих коллективную работу с документами в рамках этого продукта:

• Модуль Документооборот предназначен для организации последовательной обработки статических страниц, а также динамической составляющей сайта. Входит во все редакции.
• Модуль Бизнес-процессы предназначен для организации как последовательной обработки элементов инфоблоков (отдельный линейный процесс с ограничением по времени), так и для создания статусных схем сложных статусных процессов с неопределенным периодом действия. Входит в виде Типовых процессов в младшие редакции и в полном объеме функционала в старшую редакцию "1С-Битрикс: Корпоративный портал - Бизнес-процессы".

Выбор типа документооборота для того или иного вида документов должен осуществляться организационно - руководителем, технически это исполняет администратор портала.

Документооборот

Модуль Документооборот обслуживает линейные схемы работы с документами. Принцип его работы: перемещение документа по статусам в зависимости от выстроенной в схемы работы.

Изначально в дистрибутиве корпоративного портала предусмотрено всего три статуса, достаточных для самой простой схемы документооборота. Для создания реальной схемы документооборота, действующей в конкретном проекте необходимо добавление новых статусов. Статусы может создавать только администратор портала, либо сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа к управлению порталом.

Модуль Документооборот позволяет назначать сотрудников, ответственных за перевод документа в/из статуса в статус, и назначать сотрудников, имеющих права на редактирование документа в том или ином статусе. Также обеспечивается хранение копий документов в зависимости от настроек этого модуля. Настройку может производить только администратор портала.

Бизнес-процессы

Модуль Бизнес-процессы - инструмент задания, выполнения и управления порядком обращения информации. Это намного более функциональный инструмент, чем модуль Документооборот.

Бизнес-процесс - это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. В схеме бизнес-процесса могут быть заданы:

• одна или несколько точек входа и выхода;
• последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.

Процессы оборота информации в реальной предметной деятельности могут быть самыми различными. Публикация документа может потребовать самых разных порядков действий, задание разных условий выполнения, уведомлений сотрудников и так далее.

Модуль Бизнес-процессов обладает универсальным механизмом создания и редактирования бизнес-процессов, доступный сотруднику - не программисту. Но надо понимать, что создание схемы бизнес-процесса требует определенного аналитического склада ума и детального знания реального процесса, действующего в компании.

Такой универсальный механизм реализован за счет визуального программирования по технологии drag&drop (бери и тащи), понятной и известной любому пользователю компьютера. Шаблон бизнес процессов создается в особом визуальном конструкторе. Модуль Бизнес-процессов позволяют сотруднику задать нужный порядок прохождения документа, отобразить специфичные потребности этого порядка с помощью простых графических схем.

Порядок следования информации в компании задается с помощью шаблона бизнес-процесса, который конструируется из ряда действий. Действием может быть все, что угодно: от создания документа до отправки электронной почты или обновления строки в базе данных и так далее.

В дистрибутив заложен ряд встроенных действий и типовых бизнес-процесов, которые могут быть использованы для выполнения работ общего назначения. Таких действий - несколько десятков, типовых процессов - несколько экземпляров.

При помощи модуля Бизнес-процессы могут быть описаны два способа обращения документов:

• последовательный бизнес-процесс - действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода;
• бизнес-процесс со статусами - начала и конца не имеет, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое, может быть завершен в любой точке.

Последовательный процесс

Последовательную схему удобно применять для процессов имеющих определенный ограниченный жизненный цикл. (Например, создание текстового документа и его утверждение). Примерная схема такого процесса состоит из нескольких действий разного типа между начальной и конечной точкой процесса.

Процесс со статусами

Процесс со статусами удобен для бизнес-процессов, не имеющих определенной временной схемы, которые могут повторяться и возвращаться из одного состояния в другое в силу производственной необходимости. (Например, постоянное обновление технической документации на выпускаемую продукцию.) Статусы - это не просто отметка об уровне готовности документа, они позволяют облегчить описание цикличности реального процесса средствами модуля Бизнес-процессы.

Создание такого шаблона сложнее, чем создание последовательного шаблона, зато представляет очень широкие возможности для автоматизации обработки информации. Примерная схема такого процесса состоит из нескольких статусов, включающих в себя определенные действия и условия смены статуса.

Каждое действие внутри статуса, как правило, - собственный конечный последовательный процесс, который планируется в соответствии с работой над информацией в этом статусе.

Типовые бизнес-процессы

Типовые бизнес-процессы включены в состав младших редакций: «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Интранет» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Экстранет» как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. В редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес процессы» присутствует визуальный конструктор, который позволяет изменить типовые бизнес процессы и создать собственные.

Последовательный процесс «Простое утверждение/голосование»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством голосов.

Последовательный процесс «Утверждение по первому голосу»

Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества.

Процесс со статусами «Утверждение документа со статусами»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется общее согласие по принимаемому решению.

Последовательный процесс «Двухэтапное утверждение»

Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой.

Последовательный процесс «Экспертная оценка»

Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу.

Последовательный процесс «Ознакомление с документом»

Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом.

НА этой странице можно изменить существующие и создать новые бизнес-процессы

Создание бизнес-процессов

Создание и редактирование бизнес-процесса производится в специальном визуальном конструкторе, который присутствует только в редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес-процессы».

При создании процесса выбирается тип создаваемого процесса – последовательный или со статусом. От этого зависит вид визуального конструктора. Выбор типа производится на контестной панели страницы Шаблоны бизнес-процессов.

Первым шагом при создании процесса будет задание его параметров. Параметры процесса – это те данные, которые могут использоваться в любой команде или действии. Вторым шагом – собственно создание и настройка процесса.

Создание процесса со статусами

При создании процесса со статусами сначала создаются нужные статусы и настраиваются их параметры. Затем задаются команды (они бывают разного типа) для данного статуса. Каждая отдельная команда – это отдельный последовательный процесс.

Создание последовательного процесса

При создании последовательного процесса в визуальном конструкторе становится доступен список действий, который можно добавить и изменить.

Добавление действия в визуальном конструкторе производится с помощью всем известной и понятной технологии drag&drop (тяни и бросай) с последующей настройкой параметров. Диалог настройки параметров каждого действия будет иметь свой вид, в зависимости от типа действия.

Исполнение бизнес-процесса

Запуск процесса для исполнения возможен как вручную, так и автоматически, в зависимости от его настроек. Способ запуска процесса не влияет на его исполнение. Процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других.

Для запуска бизнес процесса для какого либо документа в колонке действий у нужного документа надо выбрать Новый бизнес процесс, из открывшегося списка выбрать нужный бизнес-процесс.

После этого в открывшейся форме нужно заполнить поля. (Для каждого типа процесса они будут свои.) И нажать кнопку Запустить

Если в бизнес-процессе предусмотрено уведомление, то сотрудник получит его, когда ход бизнесс-процесса дойдет до операции, где этот сотрудник участвует. Для просмотра и выполнения заданий необходимо перейти на закладку Бизнес-процессы на личной странице.